Het klinkt misschien spannend, maar Shadow IT, oftewel Schaduw IT is een flinke uitdaging. Veel organisaties hebben te maken met werknemers die eigen apps en services gebruiken zonder dit kenbaar te maken bij de IT-afdeling. Deze onzichtbare IT-oplossingen lijken handig, maar brengen vaak ook grote risico’s met zich mee.
Waarom gebeurt dit? Vaak komt het voort uit gemakzucht. Een medewerker wil snel een taak afronden en downloadt een handige app, zonder na te denken over de gevolgen. Het lijkt een eenvoudige oplossing, maar deze apps kunnen gaten in je beveiliging slaan en jouw bedrijfsdata blootstellen aan ongewenste ogen.
De risico’s van Schaduw IT
Ongecontroleerde software en services veroorzaken vaak serieuze problemen. Zonder de juiste beveiligingsmaatregelen kunnen gevoelige gegevens lekken. Bovendien leidt het gebruik van niet-goedgekeurde tools tot inconsistente data, waardoor de integriteit van je bedrijfsinformatie in gevaar komt. Deze tools zijn niet geïntegreerd met de bestaande systemen van je organisatie. Hierdoor ontstaan bijvoorbeeld meerdere versies van dezelfde gegevens, die elk op een andere manier worden bijgehouden en verwerkt. Maar deze data heeft geen centrale controle, wat leidt tot dataverlies of verouderde informatie met alle gevolgen van dien. Het kan zelfs van invloed zijn op je besluitvorming en de efficiency in je organisatie.
Ook brengt het een beveiligingsrisico met zich mee. Het kan zijn dat deze niet-goedgekeurde tools minder strenge beveiligingsmaatregelen hebben, wat de kans op datalekken vergroot en de integriteit van je bedrijfsinformatie verder in gevaar brengt.
Daarnaast kunnen deze schaduwdiensten de IT-infrastructuur overbelasten. Onbekende applicaties verbruiken bandbreedte en veroorzaken conflicten met bestaande systemen. Dit alles zorgt voor onnodige complexiteit en verhoogt de kans op storingen.
Hoe pak je Schaduw IT aan?
1. Awareness creëren
Het begint bij awareness oftewel bewustwording. Informeer gebruikers over de risico’s van Schaduw IT. Leg uit waarom het belangrijk is om alleen goedgekeurde tools te gebruiken. Maak duidelijk dat het niet gaat om het beperken van hun vrijheid, maar om het beschermen van bedrijfsinformatie.
2. Toegankelijke oplossingen bieden
Zorg voor een breed scala aan goedgekeurde tools die eenvoudig toegankelijk zijn voor je medewerkers. Als de officiële tools net zo handig zijn als de ongeautoriseerde alternatieven, is de kans groter dat medewerkers zich aan de regels houden.
3. Monitoring en beheer
Gebruik monitoringtools waarmee je ongeautoriseerde software snel opspoort. Dit kan plaatsvinden op zowel netwerk- alsook op serverniveau. Hierdoor grijp je snel in en beperk je de eventuele risico’s. Van belang is dat je wel een beleid hebt, waardoor medewerkers weten welke software wel en niet is toegestaan.
4. Regelmatige evaluatie
Evalueer je beleid en werk deze regelmatig bij. Technologie verandert snel, en ook jouw beleid moet mee veranderen. Regelmatige audits helpen bij het identificeren van nieuwe risico’s en het aanpassen van de strategieën.
Blijf proactief en bescherm je bedrijfsinformatie
Schaduw IT kan een hoofdpijndossier zijn, maar als je proactieve stappen zet, verminder je de risico’s aanzienlijk. Maak je medewerkers bewust, bied toegankelijke oplossingen, monitor gebruik en blijf je beleid evalueren. Hiermee blijft je organisatie veilig, zonder dat je inlevert op productiviteit.
Bescherm je bedrijfsinformatie door de Schaduw IT vandaag nog aan te pakken. Heb je vragen of wil je meer weten? Laat een reactie achter of neem contact op!