In de wereld van data-archivering en bescherming is er een gouden standaard voor het maken van een back-up Deze staat bekend als de 3-2-1 oplossing. Dit betekent simpelweg dat je 3 kopieën van je waardevolle gegevens maakt, ze op minimaal 2 verschillende media bewaart en minstens 1 kopie extern opslaat. Klinkt eenvoudig, toch?
Helaas, in de praktijk blijkt dit ideale scenario voor veel bedrijven een utopie te zijn. Sommigen komen niet verder dan een wekelijkse back-up, terwijl anderen het bij één enkel medium houden – of erger nog, helemaal geen actie ondernemen als de IT-verantwoordelijke ontbreekt.
Maar laten we een realiteit onder ogen zien: volgens statistieken wordt 1 op de 4 bedrijven geconfronteerd met een ransomware aanval, hack of andere digitale ramp. Dus waarom het lot tarten? Het is beter om voorbereid te zijn. Hoewel je niet alles kunt voorkomen, kun je de schade wel minimaliseren. Maar hoe?
Voorwaarden voor een goede back-up
Een goede back-up voldoet aan een aantal essentiële voorwaarden:
- Frequentie: Maak regelmatig back-ups. Of het nu dagelijks of wekelijks is, zorg ervoor dat je gegevens recent genoeg zijn in geval van een noodgeval.
- Opslaglocaties: Diversifieer je back-uplocaties. Gebruik zowel fysieke als digitale opslagmethoden om je gegevens te beschermen tegen verschillende bedreigingen.
- Testen: Hoe weet je of je back-up daadwerkelijk werkt? Door het regelmatig terugzetten en controleren ervan. (recovery test)
- Beveiliging: Beperk de toegang tot je back-ups tot alleen bevoegde personen. Versleutel je gegevens en bescherm ze met wachtwoorden.
Retentie en hersteltijd
Maar er zijn nog andere factoren waarmee je rekening houdt, zoals retentietijd en hersteltijd.
Retentietijd verwijst naar de periode gedurende je de back-upgegevens bewaart voordat ze worden verwijderd of overschreven. In essentie bepaalt de retentietijd hoever je terug kunt gaan in de tijd om gegevens te herstellen. Stel je voor dat je per ongeluk een bestand verwijdert dat een jaar geleden is gemaakt. Als je retentietijd korter is dan een jaar, kun je dat bestand niet herstellen omdat het niet meer in de back-up zit. Je zou zeggen dat je de retentietijd dan zo lang mogelijk wilt hebben. Maar hoe langer de retentietijd, hoe meer opslagruimte er nodig is om de oude back-ups te bewaren. Daarom is het van belang om deze retentietijd zorgvuldig te plannen, rekening houdend met de behoeften van je bedrijf, de opslagcapaciteit, regelgeving en de kosten.
Je wilt ook weten hoelang het duurt voordat je weer toegang hebt tot je gegevens en applicaties na een onvoorziene gebeurtenis. De hersteltijd wordt beïnvloed door verschillende factoren, zoals de hoeveelheid data, de gebruikte technologie en de snelheid van de back-upmedia. Het is belangrijk dat je afweegt welke gegevens en applicaties je als eerste wilt herstellen om zo snel mogelijk weer operationeel te zijn. Dit wordt het Recovery Time Objective (RTO) genoemd. Door het stellen van prioriteiten, kun je bepalen welke onderdelen je als eerste wilt herstellen. Bijvoorbeeld, je wilt misschien dat actieve projecten binnen een paar uur weer beschikbaar zijn, terwijl archiefgegevens minder urgent zijn.
Doe je het zelf of besteed je het uit?
Een geavanceerde back-upoplossing kan veel voordelen bieden, vooral als IT niet je kernexpertise is. Het kan je een hoop gedoe besparen en je verzekeren van continue ondersteuning, zelfs als je eigen IT-team onderbezet, op vakantie of ziek is. Daarbij is het van belang dat je de back-up monitort. Of je dit nu zelf doet of uitbesteedt, het zorg ervoor dat je weet of je manier van back-uppen naar behoren functioneert. Je komt dan niet voor verassingen te staan als je de back-up echt nodig hebt.
Wil je weten welke back-upoplossing het beste bij jouw bedrijf past? Wij helpen je graag met deskundig advies.
Bescherm je data. Bescherm je bedrijf. Laat je niet verrassen door onverwachte digitale tegenslagen.