Een andere grote uitdaging voor IT-managers is het verbeteren van de gebruikerservaring op alle apparaten die binnen een organisatie worden gebruikt. Dit geldt zeker nu veel medewerkers zowel op kantoor als thuis werken, wat we ook wel hybride werken noemen.
In de praktijk ontstaat soms een mismatch tussen de (lokale) IT-beheerders en de eindgebruikers. Dit komt omdat beide vanuit hun eigen perspectieven en verantwoordelijkheden redeneren.
Focus op security
De IT-afdeling heeft een sterke focus op veiligheid, stabiliteit en schaalbaarheid. Systemen moeten veilig en continu beschikbaar zijn, maar ook in de toekomst gemakkelijk kunnen groeien. Eindgebruikers van die systemen zijn op zoek naar gebruiksgemak en toegankelijkheid. Ze zoeken tools die eenvoudig in gebruik zijn, intuïtief zijn en hun werkprocessen efficiënter maken.
Als IT-manager maak je je zorgen over de beveiliging van je data, maar je moet ervoor zorgen dat je de mogelijkheden van je gebruikers hierbij niet te veel beperkt. Door krampachtig devices, werklocaties en applicaties te verbieden, werk je vaak Schaduw-IT in de hand. Medewerkers zoeken altijd naar de gemakkelijkste manier van werken. Als tools niet werken of men niet op de hoogte is van bepaalde tools, gaan ze zelf op zoek. Dit kan resulteren in onveilige alternatieven.
Vaak wordt vanuit IT gedacht deze alternatieven te verbieden, maar dat is niet de oplossing. Kijk kritisch naar de oorzaak en houd alternatieven open en bespreekbaar. Schaduw-IT kan voortkomen uit het feit dat werknemers het niet begrijpen. Je kunt daar iets aan doen door een goed en veilig alternatief te implementeren en dit beter uit te leggen aan je medewerkers.
Toegankelijkheid
Als IT-manager moet je alle toepassingen soepel laten werken op verschillende platforms. Ook moeten medewerkers op een veilige manier toegang krijgen tot hun bestanden, ongeacht waar ze werken. Beveiligingsmaatregelen kunnen als hinderlijk worden ervaren, omdat de toegang tot informatie of systemen hiermee lastiger wordt. Gebruikers willen het liefst snelle en gemakkelijke toegang. Maar jij moet de data van je bedrijf beschermen en dat doe je met sterke wachtwoorden, encryptie en toegangscontroles om de integriteit en vertrouwelijkheid van gegevens te waarborgen. Dit soort toegangscontroles kun je ook niet helemaal uitsluiten, maar je kunt ze wel beperken door ze zo slim mogelijk te integreren, zonder dat de veiligheid van jouw data in het geding komt. Denk maar eens aan een wachtwoordmanager, die centraal beheerd wordt, Multifactor Authenticatie of het gebruik van Single Sign on.
Flexibiliteit vs. Controle
Medewerkers doen hun werk graag zoals zij dat willen. Ze zoeken naar flexibiliteit en keuzevrijheid in de tools die ze gebruiken. Hierdoor kunnen ze hun werk beter en efficiënter uitvoeren. Maar de IT-afdeling wil strikte controle en standaardisatie om risico’s te minimaliseren. Dit kan betekenen dat gebruikers minder vrijheid hebben om software en apparaten te kiezen.
Veiligheid en standaardisatie zijn de grote verschillen tussen de IT-afdeling en de gebruiker. Maar wat kun je doen om toch bij elkaar te komen?
Verbeter de gebruikerservaring: blijf in contact
Om de gebruikerservaring van je medewerkers te verbeteren, begin je met het begrijpen van hun specifieke behoeften en uitdagingen. Dit kan door direct in gesprek te gaan met medewerkers en te kijken naar hun dagelijkse interactie met de systemen. Vervolgens kun je processen vereenvoudigen en tools kiezen die intuïtief in gebruik zijn, zodat medewerkers moeiteloos kunnen werken zonder technische obstakels. Houd wel rekening met de veiligheid van deze tools. Door regelmatige trainingen en toegankelijke ondersteuning maken medewerkers optimaal gebruik van de beschikbare technologie.
Tot slot is het belangrijk om continu feedback te verzamelen en verbeteringen door te voeren, zodat de IT-omgeving steeds beter aansluit bij de werkprocessen. Blijf in gesprek met elkaar. Het vereist effectieve communicatie en samenwerking tussen de IT-afdeling en de eindgebruikers, zodat zowel de technische als de gebruikersbehoeften bij elkaar komen.
Tot slot, door flexibel werken te ondersteunen met cloudoplossingen en mobiele technologieën, kunnen je medewerkers overal en altijd productief zijn. Door deze aanpak te volgen, kun je de IT-ervaring van je medewerkers aanzienlijk verbeteren. Zijn er specifieke uitdagingen waar je tegenaan loopt? Grote kans dat wij deze uitdagingen kennen. Laat het ons weten!